Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức, đơn vị nào công tác lập và quản lý hồ sơ vô cùng quan trọng. Công tác này bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và đơn vị cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn để bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử.
- Vị trí, vai trò của công tác lập và quản lý hồ sơ trong cơ quan, tổ chức
Công tác lập và quản lý hồ sơ, tài liệu là quản lý thông tin văn bản, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành và thông tin tài liệu quá khứ. Trong thời đại bùng nổ thông tin, mỗi cơ quan, tổ chức muốn tồn tại và phát triển bền vững phải có năng lực nhanh nhạy trong xử lý thông tin nói chung và thông tin tài liệu nói riêng. Chính vì vậy, công tác lập và quản lý hồ sơ, tài liệu có một vị trí đặc biệt quan trọng. Công tác này được thực hiện tốt sẽ giúp hoạt động nhịp nhàng, thông suốt hiệu quả, kết nối các đầu mối, bộ phận trong toàn bộ bộ cơ quan, tổ chức cũng như kết nối với bên ngoài.
Công tác lập và quản lý hồ sơ là một hệ thống công việc đòi hỏi tất cả những bộ phận trong cơ quan, tổ chức cần sử dụng tài liệu đều phải tham gia thực hiện theo những nguyên tắc và nghiệp vụ phù hợp. Hệ thống công việc có khởi đầu tại thời điểm hình thành tài liệu, thời kỳ khai sinh tài liệu, hồ sơ bắt đầu ở khâu văn thư (quản lý văn bản đi văn bản đến và lập hồ sơ thuộc giai đoạn văn thư, liên tiếp qua khâu lưu trữ cơ quan và kết thúc bằng việc thực hiện các nghiệp vụ đưa vào lưu trữ lịch sử.
Công tác lập và quản lý hồ sơ, tài liệu có vai trò, tác dụng rất lớn. Bởi vì nó giúp cơ quan, tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn bản (thông tin tài liệu, phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức). Trong đó, lập hồ sơ là một khâu quan trọng của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư (công tác văn thư). Sau khi giải quyết xong công việc nhưng chưa sắp xếp hoàn chỉnh hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc. Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ.
Công tác lập và quản lý hồ sơ được đảm bảo sẽ có tác dụng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị:
Thứ nhất, giúp tra cứu thông tin, tài liệu được nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, mang lại hiệu quả. Việc lập hồ sơ trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức theo những đặc trưng như tên loại văn bản, tác giả, vụ việc…sẽ giúp cho thông tin được sắp xếp, quản lý một cách ngăn nắp, rõ ràng, công việc tra tìm thông tin thuận lợi, nhanh chóng. Qua những hồ sơ được lập, các chuyên viên sẽ dễ dàng trong theo dõi tiến độ công việc, và có thứ tự giải quyết công việc đảm bảo kịp thời.
Thứ hai, giúp quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị. Đối với mỗi vấn đề, sự việc ngay từ khi khởi đầu cần phải được cán bộ có trách nhiệm tiến hành lập hồ sơ bởi những vấn đề, sự việc từ khi diễn ra đến khi giải quyết xong là một quá trình tương đối dài. Trong thời gian đó, sự việc, vấn đề này sẽ có rất nhiều tài liệu liên quan, những tài liệu này quan hệ với nhau theo logic giải quyết vấn đề. Khi hồ sơ về một vấn đề được lập thì đồng thời tài liệu sẽ được quản lý trong trong hồ sơ. Vì vậy, tài liệu vấn đề đó sẽ tránh được nguy cơ thất lạc, mất mát. Điều này cũng đảm bảo những tài liệu quan trọng không bị lộ bí mật vì tài liệu thuộc hồ sơ về vấn đề này sẽ do cán bộ văn thư, cán bộ phụ trách lập, bảo quản và chủ động quản lý tài liệu.
Thứ ba, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài về sau. Lập hồ sơ tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn thư, tránh quy tình trạng nộp lưu tài liệu còn bó, gói đưa vào lưu trữ, tạo thuận lợi cho người lưu trữ tiến hành các nội dung nghiệp vụ lưu trữ, nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu trong lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.
Thứ tư, giúp tiết kiệm kinh phí, công sức, thời gian khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Một trong những trách nhiệm nặng nề của cán bộ lưu trữ là khi nhận tài liệu hiện hành của cơ quan vào lưu trữ phải tiến hành chỉnh lý những tài liệu chưa được lập hồ sơ hoặc lập hồ sơ chưa hoàn chỉnh, đầy đủ. Vì vậy, nếu công tác lập hồ sơ được tiến hành theo đúng những nguyên tắc và phương pháp khoa học sẽ giúp tiết kiệm được kinh phí, công sức và thời gian cho cơ quan, tổ chức.
2. Một số giải pháp đảm bảo cho công tác lập và quản lý hồ sơ tại Trường Chính trị tỉnh Đồng Nai
Trường Chính trị tỉnh là một đơn vị sự nghiệp với chức năng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chủ chốt trên địa bàn tỉnh. Hiện nay, Trường Chính trị tỉnh Đồng Nai với cơ cấu tổ chức bao gồm: Ban giám hiệu, 03 khoa chuyên môn và 02 phòng chức năng. Nhận thức được tầm quan trọng, vị trí vai trò của công tác lập và quản lý hồ sơ nên công tác này luôn được quan tâm thực hiện đảm bảo những yêu cầu. Tuy nhiên, công tác lập và quản lý hồ sơ vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định: chưa ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ, chưa xây dựng danh mục hồ sơ nên việc lập hồ sơ tại các bộ phận còn gặp khó khăn, chưa thống nhất dẫn đến hiệu quả chưa cao. Để công tác này được đảm bảo chất lượng tốt hơn nữa cần thực hiện đồng bộ một số giải pháp như sau:
Một là, nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Tại Khoản 2, điều 9 Luật Lưu trữ quy định: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức." Việc lập và quản lý hồ sơ là nhiệm vụ chung, bắt buộc nên mọi thành viên trong đơn vị đều phải thực hiện một cách nghiêm túc, nhất là hai phòng chức năng.
Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lập hồ sơ và công tác văn thư, lưu trữ. Xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ, bản danh mục hồ sơ để có căn cứ chính xác trong việc lập hồ sơ. Việc lập hồ sơ cần chú ý đến các khâu nghiệp vụ như:
Phân định hồ sơ: căn cứ vào nội dung và các đặc trưng khác của văn bản đã hình thành trong công việc của mình để lập thành các hồ sơ cụ thể, đảm bảo yêu cầu về lập hồ sơ; chọn ra đặc trưng chủ yếu của hồ sơ, cần căn cứ theo các đặc trưng phổ biến của văn bản như: đặc trưng vấn đề, tên loại, tác giả, thời gian ban hành...
Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ: là việc sắp xếp lại các văn bản đã có trong hồ sơ theo một trình tự hợp lý, khoa học phục vụ việc tra cứu văn bản được nhanh chóng, thuận lợi. Sắp xếp văn bản trong hồ sơ có thể tiến hành theo trình tự thời gian; theo số thứ tự của văn bản kết hợp với thời gian; theo trình tự giải quyết công việc; theo vần chữ cái các văn bản có trong hồ sơ... Tuỳ tình hình cụ thể của mỗi hồ sơ mà cán bộ, viên chức lựa chọn hình thức sắp xếp cho phù hợp
Đánh số tờ cố định hồ sơ: là việc dùng bút chì đánh số thứ tự từ trên xuống dưới các văn bản đã được sắp xếp, nhằm cố định vị trí của các văn bản đã có trong hồ sơ. Vị trí đánh số tờ là góc trên bên phải của văn bản.
Biên mục hồ sơ: là việc viết lên bìa hồ sơ thành phần, nội dung cũng như những thông tin cần thiết khác của các văn bản có trong hồ sơ để phục vụ việc tra tìm, nghiên cứu và sử dụng lâu dài. Để việc lập hồ sơ hiện hành thực sự phát huy được hiện quả thì yêu cầu về biên mục hồ sơ đóng vai trò rất quan trọng. Mỗi hồ sơ hiện hành cần được biên mục đầy đủ và chính xác.
Viết chứng từ kết thúc: là việc ghi chép những thông tin cần thiết về hồ sơ để phục vụ cho việc bảo quản hồ sơ. Chứng từ kết thúc được viết trên một tờ giấy riêng và được sắp xếp sau cùng các văn bản trong hồ sơ, thể hiện một số yếu tố thông tin cụ thể: số lượng tờ văn bản của hồ sơ, số lượng tờ mục lục văn bản, trạng thái các văn bản của hồ sơ, ngày tháng lập hồ sơ, người lập hồ sơ.
Hai là, tăng cường cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ. Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ trong nhà trường thì việc đầu tư để nâng cấp cơ sở vật chất công tác văn thư, lưu trữ cần phải tiếp tục tăng cường hơn nữa như: Bố trí phòng làm việc riêng biệt (kho lưu trữ), trang bị đủ bàn, ghế làm việc; máy vi tính, máy photocopy, máy fax, điện thoại; Bìa hồ sơ, cặp ba dây, các văn phòng phẩm khác có liên quan đến công tác lập hồ sơ như tủ, giá kệ đựng tài liệu, hộp bảo quản; máy điều hòa nhiệt độ; đồng hồ treo tường; các vật phẩm văn phòng cần thiết; kho lưu trữ bảo quản tài liệu, máy hút ẩm, máy hút bụi, báo cháy tự động, bình chữa cháy, nhiệt kế, ẩm kế… tất cả các thiết bị và vật phẩm văn phòng phải được bố trí hợp lý và cố định để dễ sử dụng khi cần thiết.
Ba là, ứng dụng khoa học trong công tác văn thư, lưu trữ. Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư, lưu trữ; hiện nay, công tác quản lý và xử lý văn bản đã được thực hiện trên phần mềm văn phòng, nên công tác lập và quản lý hồ sơ điện tử sẽ tạo ra nhiều thuận lợi cho hoạt động phân loại, lưu trữ, và tra cứu tài liệu lưu trữ. Phần mềm quản lý văn bản còn cho phép lưu trữ, phân loại và quản lý tài liệu một cách đồng bộ và tập trung. Ban lãnh đạo và mọi viên chức đều có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm đa phương thức vô cùng nhanh chóng chỉ trong vài giây. Đồng thời, cho phép chủ động lọc lại dữ liệu theo phòng khoa hoặc chi tiết đến cá nhân và xem nhanh báo cáo công việc ở nhiều dạng trực quan.
Đối với các loại hồ sơ học viên, cần đẩy mạnh hơn nữa việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ để thuận lợi hơn cho hoạt động quản lý, tra cứu, lưu trữ đối với loại hồ sơ này. Việc sử dụng phần mềm quản lý học viên sẽ giúp: giảm lượng công việc của các giáo viên, tiết kiệm thời gian mà vẫn có thể quản lý các lớp học một cách hiệu quả; xếp lớp, thông báo thời khoá biểu, lớp học, quản lý quá trình học tập, kết quả học tập của học viên; các thông tin của lớp học được cập nhật chính xác và nắm bắt kịp thời; trường học có thể triển khai các khóa học trực tuyến, chia sẻ các bài giảng video….;cầu nối để nhà trường có thể kết nối và tăng tương tác với học viên; tạo các khóa học, kỳ thi trắc nghiệm và chấm điểm ngay sau khi hoàn thành xong bài học.
Như vậy, để nâng cao hiệu quả và chất lượng của công tác lập và quản lý hồ sơ thì cần thực hiện nhiều giải pháp đồng bộ; đồng thời lãnh đạo phụ trách công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ phải chủ động phát huy vai trò của mình trong việc quản lý, tham mưu giúp việc cho lãnh đạo nhà trường để công tác này đạt được hiệu quả tốt nhất./.